Vendor Managed Inventory "im" Krankenhaus: Wie digitale Lösungen helfen, die Nachteile des VMI-Ansatzes abzufedern

• Hani Jomaa, Senior Technical Product Manager

Die Nachschubversorgung von kritischen Produkten und Verbrauchsgütern ist für Krankenhäuser eine komplexe Angelegenheit. Um sicherzustellen, dass die benötigten Artikel zur Hand sind, wenn sie gebraucht werden, übertragen viele die Verantwortung an ihre Lieferanten, die ihre Bestände im Sinne des Vendor Managed Inventory-Ansatzes selbst verwalten. Was genau steckt hinter VMI? Welche Vor- und Nachteile sind damit verbunden? Und wie können digitale Lösungen helfen, die Nachteile für Krankenhäuser abzufedern?

Vendor Managed Inventory – eine Strategie, an der sich die Geister scheiden

Kaum ein strategischer Ansatz in der Logistik ist so umstritten wie der des Vendor Managed Inventory (VMI). Während die einen die Vorteile – von der schnelleren Reaktionsfähigkeit des Lieferanten über eine Reduktion des Out-of-Stock-Risikos bis hin zum geringeren Lagerkosten auf Kundenseite – in den Himmel loben, warnen die anderen vor den Nachteilen. Dabei werden nicht nur die hohen Investitionskosten aufgeführt, sondern vor allem der Fakt, dass man sich als Kunde vom Lieferanten abhängig macht und ihm Einblicke in die inneren Strukturen gibt.

Besonders im Gesundheitswesen sind VMI-Strategien heiß diskutiert. Zwar sind Krankenhäuser mit Blick auf die Patientenversorgung dazu gezwungen, die Nachschubversorgung von kritischen Produkten und Verbrauchsgütern jederzeit zu gewährleisten; andererseits ist es Gesundheitsorganisationen ein Dorn im Auge, wenn Vertreter von Lieferanten vor Ort die Bestände prüfen oder gar selbst die Bestückung vornehmen.

Konzepte des Vendor Managed Inventory-Ansatzes

Um die Chancen und Risiken des VMI-Ansatzes besser verstehen zu können, lohnt ein Blick auf die verschiedenen Konzepte, die maßgeblich für die Strategie sind. Vendor Managed Inventory lässt sich branchenübergreifend in drei Szenarien unterteilen:

1. Klassisches VMI: Beim klassischen Vendor Managed Inventory-Ansatz übermittelt der Kunde die Informationen zum Bedarf an den Lieferanten, der die Zügel danach komplett in der Hand hält. Er kann frei entscheiden, wann wieviel Ware ausgeliefert wird. Weil der Lieferant die Lieferkette nach den eigenen Kapazitäten ausrichtet, ist die Beschaffung kosteneffizient, allerdings auch mit dem Nachteil verbunden, dass der Kunde womöglich länger als nötig auf die Ware wartet.
2. Continuous Replenishment (CRP): Bei der kontinuierlichen Warenversorgung (Dauernachschub) erfolgen laufende oder periodische Bestandszählungen durch den Lieferanten, der Fehlbestände dokumentiert und erneut selbst entscheidet, wann wieviel Ware ausgeliefert wird. Vorteil für den Kunden: Durch die Auslagerung der Verantwortlichkeiten muss weder der Bestand kontrolliert noch der Bestellprozess angestoßen werden.
3. Consignment Inventory: Der Consignment Inventory-Ansatz (Konsignation) geht so weit, dass der Lieferant Inhaber oder zumindest Teilinhaber des betroffenen Lagers ist und folglich die komplette Kontrolle über die Bestandssteuerung übernimmt. Die im Konsignationslager befindliche Ware bleibt dabei so lange im Eigentum des Lieferanten, bis sie verkauft bzw. genutzt wird. Der Kunde profitiert von einer geringeren Kapitalbindung, gibt sich gleichzeitig aber auch in eine hohe Abhängigkeit vom Lieferanten, der das Lagermanagement übernimmt.

Vendor Managed Inventory im Gesundheitswesen

Welches Konzept das richtige ist, hängt von den Kundenanforderungen bzw. von den Warengruppen ab. Das gilt vor allem im Gesundheitswesen, in der die verschiedenen VMI-Strategien oft parallel verfolgt werden. Während der Nachschub von Masken und Einweg-Handschuhen normalerweise über Continuous Replenishment abgewickelt wird, greifen Krankenhäuser vor allem bei hochpreisigen Produkten und kritischer Medizintechnik auf Konsignationslager zurück.

Bei der Entscheidung für oder gegen einen VMI-Ansatz dürfen Krankenhäuser niemals vergessen, dass die richtige oder eben falsche Strategie einen unmittelbaren Einfluss auf die Patientenversorgung hat. Das übergeordnete Ziel muss stets sein, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten. Wenn bspw. über eine klassische VMI-Strategie oder den Dauernachschub nicht gewährleistet werden kann, dass Implantate jederzeit in der richtigen Menge vorrätig sind, müssen Krankenhäuser ihren Vendor Managed Inventory-Ansatz überdenken und in diesem Fall stattdessen auf Konsignation setzen.

Vorteile von Vendor Managed Inventory im Gesundheitswesen

Die Abwägung der verschiedenen Strategien hängt von der Liefersicherheit und damit auch zum Vertrauen des Kunden zum Lieferanten ab. Krankenhäuser, die resiliente Strukturen aufgebaut haben und Lieferengpässe aufgrund von unvorhergesehenen Krisen besser abfedern können, haben bei der Wahl des VMI-Ansatzes mehr Spielraum. Wenn die Bestandskontrolle und die Nachschubversorgung in die Hände der Lieferanten gelegt werden, können die Akteure im Gesundheitswesen von mehreren Vorteilen profitieren.

Nachteile von Vendor Managed Inventory im Gesundheitswesen

Obwohl die Vorteile zunächst verlockend klingen, gehen mit dem VMI-Konzept auch Nachteile einher, die Krankenhäuser im Hinterkopf behalten sollten. Neben den hohen Investitionskosten und der großen Abhängigkeit, in die sich Gesundheitsorganisationen begeben, ist es vor allem die Präsenz von Vertretern des Lieferanten, die dem klinischen Personal auf der Station oder rund um den OP oftmals ein Dorn im Auge ist.

Digitale VMI-Lösungen für eine Abfederung der Nachteile

Die gute Nachricht ist, dass sich die mit dem VMI-Ansatz verbundenen Nachteile abfedern lassen. Schlüssel zum Erfolg sind digitale Lösungen für das Bestandsmanagement, über die Krankenhäuser ihre Lieferanten in die Lage versetzen sollten, die Bestände in Echtzeit zu kontrollieren. Wenn klinische Fachkräfte die Entnahme von medizinischen Produkten und Verbrauchsgütern durch die Nutzung von Barcode-Scannern dokumentieren, kann der angepasste Bestand umgehend an den Lieferanten übermittelt werden.

Noch effizienter wird die Nachschubversorgung, wenn bei der Unterschreitung eines vorab in der Lösung festgelegten Mindestwerts eine automatisierte Bestandsaufstockung ausgelöst wird. Dadurch entfallen die manuellen Tätigkeiten beim Lieferanten, der bei Zugriff auf die vom Krankenhaus bereitgestellten Daten für das Bestandsmanagement keine Vertreter mehr abstellen muss. Das führt zu einer Win-win-Situation, die ganz im Sinne der klinischen Fachkräfte ist: weg vom manuellen Vendor Managed Inventory „im“ Krankenhaus, hin zum automatisierten Vendor Managed Inventory über digitale Applikationen.

ABC-Klassifizierungen für verbesserte Analysen und Empfehlungen

Ein weiterer Vorteil von Software-Lösungen ist der Fakt, dass riesige Datenmengen erzeugt und gespeichert werden können. Sofern diese Daten gesammelt, analysiert und daraus die richtigen Rückschlüsse gezogen werden, zahlen sich die Investitionskosten für die Etablierung eines Vendor Managed Inventory-Konzepts genauso schnell aus wie die Kosten für Soft- und Hardware-Systeme.

Eine gängige Praxis, die auch bei VMI-Lösungen im Krankenhaus abgebildet werden sollte, ist die ABC-Klassifikation. Sie erlaubt den Anwendern, in diesem Fall also Gesundheitsorganisationen und Lieferanten, eine einfache Analyse des Lagerbestands, die Aufschluss darüber gibt, wie hoch der tatsächliche Bedarf über einen bestimmten Zeitraum ist. Basierend auf den Erkenntnissen lassen sich Prognosen und Empfehlungen ableiten, die mittels Machine-Learning-Logik von und in der Software-Lösung bereitgestellt werden sollten.

Digitales Vendor Managed Inventory für optimierte Lieferketten im Gesundheitswesen

Bei einem digitalen VMI-Konzept, das Analysen und Prognosen auf Basis valider Echtzeit-Daten zulässt, gewinnen also beide Seiten der Lieferkette. Während Krankenhäuser weniger Zeit für das Bestandsmanagement aufwenden müssen, ihre Lagerkapazitäten optimieren sowie die Störfaktoren für den stationären Betrieb minieren können, entfallen für den Lieferanten die manuellen Tätigkeiten. Er muss keine Vertreter mehr aussenden und kann die gewonnene Zeit stattdessen dafür einsetzen, die Kundenbeziehungen zu vertiefen.

Mit intelligenten Lösungen für das Bestandsmanagement, die ein Zusammenspiel von Soft- und Hardware in Form von Barcode-Scannern ermöglichen, und das volle Potenzial der erzeugten Daten entfalten, lassen sich nur die Herausforderungen von VMI-Strategien meistern. Sie schaffen Transparenz und fördern so das Vertrauen zwischen Krankenhäusern und Lieferanten. Sie sind der Hebel für optimierte Lieferketten im Gesundheitswesen. Und damit letztendlich auch der Schlüssel für eine bessere Versorgungssicherheit.

Hani Jomaa

Senior Technical Product Manager

Hani Jomaa, Senior Technical Product Manager bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Experte rund um das Thema E-Procurement. Als Verfechter von intuitiven und benutzerfreundlichen Anwendungen entwickelt er intelligente Lösungen, die Krankenhäuser bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse für das Anforderungsmanagement und die Bestandsverwaltung unterstützen.