Konsignation im Krankenhaus: Warum eine effiziente Bestandssteuerung über die digitale Transformation führt

• Hani Jomaa, Senior Technical Product Manager

Konsignationslager sind praktisch, bergen für Krankenhäuser aber auch einige Herausforderungen. Um Bestellungen und Fakturierungen richtig abzuwickeln, kommen Gesundheitsorganisationen an einer automatisierten Lösung für die Bestandssteuerung kaum noch vorbei. Durch die digitale Transformation ihrer Prozesse für die Verwaltung von Konsignationslagern minimieren Kliniken nicht nur manuelle Abläufe, sie erhöhen auch die Liefersicherheit und leisten so einen wichtigen Beitrag für die Versorgungsqualität.

Konsignationslager als Antwort auf unvorhersehbare Krisen

Die Krisen der vergangenen Jahre haben dem Gesundheitswesen schonungslos vor Augen geführt, dass die globalen Lieferketten zunehmend fragiler werden. Erst die Corona-Pandemie, dann der Ukraine-Krieg, Inflation und die Energie-Krise – unvorhersehbare Ereignisse sind keine Ausnahmen mehr, sondern gefährden mittlerweile regelmäßig die Nachschubversorgung. Die anhaltenden Mängel an LKW- und Frachtkapazitäten sowie die Überlastung der Verkehrswege mit Staus, Sperrungen und jüngst Blockaden von protestierenden Bauern erhöhen zusätzlich den Druck auf Logistiker, die sicherstellen müssen, dass die richtigen Artikel zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert werden.

Das Gesundheitswesen hat sich schon vor langer Zeit auf unvorhersehbare Krisen eingestellt und setzt zur Abfederung von Lieferengpässen auf Konsignationslager. Die Idee dahinter ist denkbar einfach: Krankenhäuser stellen Lieferanten und Herstellern von medizinischen Produkten einen Lagerplatz in unmittelbarer Nähe, teilweise sogar in ihrer Organisation zur Verfügung, um den Lieferweg so gering wie möglich zu halten. Die Ware, die bei einer Entnahme oftmals automatisch nachgeordert wird, wird erst dann bezahlt, wenn sie verbraucht wird. Dadurch verringern Krankenhäuser einerseits die Kapitalbindung, andererseits erhöhen sie die Versorgungssicherheit.

Vorteile von Konsignationslagern

Vendor Managed Inventory vs. Buyer Managed Inventory

Die Bestandsverwaltung eines Konsignationslagers kann von beiden Seiten durchgeführt werden. Während beim "Vendor Managed Inventory"-Ansatz der Hersteller die Verantwortung für die Entnahme und regelmäßige Bestandsberichte trägt, sind es beim "Buyer Managed Inventory"-Ansatz die Krankenhäuser selbst, die das Lager steuern. Weil sie die Entnahme eines Artikels melden müssen, hängt die Nachschubversorgung eines klinischen Konsignationslagers auch von den internen Prozessen der Krankenhäuser ab. Setzen sie auf manuelle Abläufe, um Artikel nachzubestellen oder die Verfallsdaten zu dokumentieren, schleichen sich bei den dünnen Personaldecken schnell Fehler ein.

Beim Betreiben eines Konsignationslagers liegen die Fallstricke allerdings nicht nur bei Bestandszählungen, Nachbestellungen und der Dokumentation von Verfallsdaten, auch die Abwicklung der Transaktionen ist wesentlich komplexer als bei einem Zentrallager. Die Tatsache, dass Konsignationsware bis zur Verwendung im Eigentum des Lieferanten bleibt, bedeutet im Umkehrschluss auch, dass Bestellungen und Fakturierungen anders abgewickelt werden – oft gemäß der im Konsignationsvertrag ausgehandelten Rahmenbedingungen, die mitunter auch Mengenrabatte oder Sondervereinbarungen wie periodische Rechnungen enthalten.

Digitale Verzahnung von Waren- und Informationsfluss im Krankenhaus

Um die Bestände in Konsignationslagern effizient zu steuern, sollten die Akteure – Krankenhäuser und Lieferanten – im Idealfall jederzeit wissen, wann welche Artikel zum Einsatz kommen, wann Artikel vor dem Verfall stehen und wann Artikel in welchem Umfang nachbestellt werden müssen. Der Warenfluss bildet die Grundlage für die Beschaffungsprozesse, die sich im Falle von Konsignationslagern besonders gut automatisieren lassen. Wird bspw. ein bestimmtes Implantat eingesetzt, kann umgehend ein neues Äquivalent geliefert und im Konsignationslager eingelagert werden.

Erforderlich ist eine Verzahnung der Waren- und Informationsflüsse, die nicht nur gewährleistet, dass immer ausreichend Artikel kritischer Produktkategorien vorrätig sind, sondern auch hilfreich ist, um Fehler in den Transaktionen zu reduzieren. Dafür müssen sich Krankenhäuser von ihren manuellen Prozessen verabschieden und stattdessen automatisierte Abläufe einführen. Je strukturierter und standardisierter dabei die Prozesse für das Bestandsmanagement sind, desto schneller und weniger fehleranfällig sind sie. Die richtigen Artikel werden zeitnah nachgeliefert, vor dem Verfall stehende Produkte rechtzeitig erkannt, und alle Transaktionen – von der Bestellung bis zur Rechnung – ohne großes menschliches Zutun automatisiert abgewickelt.

Nachschub-Boxen und RFID-Technik reichen nicht aus

Die gute Nachricht ist, dass in einigen Krankenhäusern bereits (teil)automatisierte Lösungen zum Einsatz kommen. Dazu gehören zum Beispiel Nachschub-Boxen, ein System, das denkbar einfach funktioniert: Nachdem im Krankenhaus die benötigten Artikel entnommen wurden, wird die Box an den Hersteller geschickt, der diese durch ein Lesegerät schickt, entnommene Artikel erfasst, für den Nachschub sorgt und die entnommenen Artikel fakturiert. Ein derartiger Ansatz mag die Prozesse optimieren, der manuelle Aufwand für beide Seiten der Lieferkette ist aber trotzdem noch immer immens.

Ebenfalls nur suboptimal sind Schranksysteme mit RFID-Technik. Dabei handelt es sich um Systeme mit einem automatischen Bestands-Tracking. Elektromagnetische Wellen sorgen dafür, dass Artikel berührungslos identifiziert und verfolgt werden, sodass die Entnahme eines Artikels im Krankenhaus in Echtzeit an den Lieferanten übermittelt wird, der für Nachschub sorgt und die genutzte Konsignationsware in Rechnung stellt. Hier werden Prozesse digitalisiert und zweifelsfrei optimiert, ein grundsätzliches Problem bleibt in den meisten Fällen allerdings oft bestehen: Die Daten finden nicht den Weg in die Warenwirtschaft oder andere Informationssysteme von Krankenhäusern, die so weiterhin vor der Herausforderung stehen, zu ermitteln, welcher Artikel wann für welchen Patienten verwendet wurde.

Konsignation und Schnittstellenprobleme – ein Fall für die Transformation der Bestandsverwaltung

Diese Schnittstellenprobleme können Krankenhäuser nur lösen, wenn sie für die Verwaltung ihrer Bestände – also auch der Konsignationslager – auf digitale Lösungen setzen, die Informationen über den Warenfluss nicht nur an den Lieferanten weitergeben, sondern auch an die eigenen Systeme übermitteln. Erst dann lässt sich von einer digitalen Transformation der Bestandsverwaltung sprechen, die nicht mehr von manuellen Prozessen geprägt ist, sondern vollautomatisiert abläuft.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei im Zusammenspiel von Hardware- und cloudbasierten Software-Systemen. Die Stationsmitarbeiter im Krankenhaus sollten mit Barcode-Scannern ausgestattet sein, um die entnommenen Konsignationswaren über die GTIN oder andere Barcodes zu tracken. Die entsprechenden Informationen, inklusive der fallbezogenen Verwendung auf Patientenebene, wird über eine digitale Lösung an die internen Systeme weitergeleitet, allen voran der Warenwirtschaft. Dadurch erhalten die Fachabteilungen – vom Einkauf über die Logistik bis zum Rechnungswesen – die für sie relevanten Daten, um ihre Aufgaben maximal effizient zu erledigen.

Hani Jomaa

Senior Technical Product Manager

Hani Jomaa, Senior Technical Product Manager bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Experte rund um das Thema E-Procurement. Als Verfechter von intuitiven und benutzerfreundlichen Anwendungen entwickelt er intelligente Lösungen, die Krankenhäuser bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse für das Anforderungsmanagement und die Bestandsverwaltung unterstützen.