Datenmanagement im Krankenhaus: Stolpersteine auf dem Weg zu sauberen Daten für eine optimierte Beschaffung

• Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions

Sammeln, sichern, analysieren, anreichern – das Datenmanagement im Gesundheitswesen ist weitaus komplexer als in anderen Branchen. Eine hohe Datenqualität bildet zwar den Grundstein für ein effizientes Beschaffungswesen, der Weg dahin ist mitunter aber steinig. Welche Stolpersteine müssen Verantwortliche in Krankenhäusern beachten? Wie lassen sich die Herausforderungen angehen? Und was hat das Ganze mit Öl zu tun?

Datenmanagement im Zuge der "digitalen Revolution"

Wahrscheinlich habe ich als Verantwortlicher im Product Management eine besondere Sichtweise auf Daten und deren Nutzung, aber das Potenzial qualitativ hochwertiger Daten ist mittlerweile unbestritten. In Gesprächen mit Kunden ziehe ich gerne ein Zitat heran, das seinen Ursprung in einem Economist-Artikel hat, der 2017 veröffentlicht wurde: "The world’s most valuable resource is no longer oil, but data."

In dem Beitrag ging es damals um führende Tech-Giganten wie Google, Facebook, Amazon & Co. und deren Monopolstellung beim Datenmanagement, heutzutage wird das Zitat gerne auf die Wertigkeit heruntergebrochen. Daten bedeuten Macht oder schlichtweg einen Wettbewerbsvorteil. Doch hier hören die Parallelen zum Öl nicht auf. Blicken wir auf den Prozess der Datennutzung: Genau wie im Zuge der industriellen Revolution das Öl zunächst geortet und gefördert werden musste, bevor es zur weiteren Verarbeitung zugeführt wurde, ist es im 21. Jahrhundert auch bei Daten, die wir sammeln, sichern, validieren und anreichern müssen, um sie im Zuge der "digitalen Revolution" bestmöglich zu nutzen.

Saubere Daten als Motor für eine optimierte Supply Chain

Eine hohe Datenqualität ist auch im Gesundheitswesen das Öl oder anders ausgedrückt der Motor für einen Wettbewerbsvorteil, der sich für Krankenhäuser in einem optimierten Beschaffungswesen widerspiegelt. Bevor Kliniken und andere Gesundheitsorganisationen digitale Lösungen für das Beschaffungs- oder Bestandsmanagement einführen, müssen sie das Datenmanagement richtig aufsetzen – denn ohne Öl, in unserem Fall saubere Daten, wird die Maschinerie nicht laufen.

Laut einer Studie von Aruba ist der Bedarf an Daten im Gesundheitswesen angekommen, spätestens mit der Pandemie. Rund drei Viertel der IT-Verantwortlichen in der Branche versuchen sich sogar schon an Anwendungen aus den Bereichen Künstlicher Intelligenz (KI), Internet der Dinge (IoT) und maschinelles Lernen. Das Problem: Viele der Befragten können die generierten Daten nicht verarbeiten. Die Daten sind da, das Datenmanagement wird für viele Krankenhäuser aber zu einem Stolperstein.

Herausforderungen des Datenmanagements im Gesundheitswesen

Für mich ist das nicht überraschend, denn das Datenmanagement gestaltet sich in keiner Branche so herausfordernd wie im Gesundheitswesen. Mit Blick auf die Zusammenarbeit mit Herstellern und Lieferanten von medizinischen Produkten, die zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen müssen, stehen Krankenhäuser vor vier großen Herausforderungen:

1. Fehlen einer Single Source of Truth für Data Sourcing und Data Management

Krankenhäuser arbeiten traditionell mit mehreren Herstellern und Lieferanten zusammen, die ihre Produktkataloge über eigene Lösungen oder Excel-Dateien bereitstellen. Einkäufern und Logistikern fehlt deshalb meistens ein zentraler Zugang zu allen für sie relevanten Basis-Stammdaten und den dazugehörigen Produktinformationen. Damit ist es schier unmöglich, die benötigten Produkte einfach und intuitiv zu finden, geschweige denn, alle Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

2. Manuelle und damit ineffiziente Prozesse

Der Umstand, dass gleich mehrere Systeme für das Datenmanagement genutzt werden, führt zwangsläufig zu manuellen Prozessen. Weil das Übertragen der Daten in die Materialwirtschaft häufig durch Abtippen geschieht, schleichen sich Fehler ein. Diese Prozesse sind nicht nur fehlerbehaftet, sie kosten den verantwortlichen Personen auch unnötig viel Zeit und sind damit hochgradig ineffizient.

3. Medienbrüche innerhalb der Organisation

Die manuellen Prozesse gehen mit Medienbrüchen innerhalb der Organisation einher. Während in anderen Bereichen auf Schnittstellen gesetzt wird, sucht man nahtlose Datenflüsse im Bereich der Stammdatenpflege weiterhin vergeblich. Von einer Vernetzung einer Datenmanagement-Lösung mit dem Warenwirtschaftssystem, aus dem in der Regel die Bestellungen ausgelöst wird, sind die meisten Krankenhäuser in Deutschland weit entfernt.

4. Keine klare Rollenverteilung und Nutzung unterschiedlicher Dateiformate

Erschwerend kommt hinzu, dass es in vielen Krankenhäusern keine klaren Verantwortlichkeiten für das Datenmanagement gibt. Häufig arbeiten mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen daran, Fehler in den Stammdaten zu korrigieren oder neue Artikel anzulegen. Wenn Einkäufer, Logistiker oder das klinische Personal keine einheitlichen Vorgaben für die Stammdatenpflege beachten, sondern unterschiedliche Dateiformate anstatt eines zentralen Artikel-Masters nutzen, ist es kaum verwunderlich, dass mitunter wichtige Produktinformationen nicht den Weg in die Krankenhaus-Systeme finden.

Datenpflege im Gesundheitswesen muss nicht zwangsläufig komplex sein

Sie merken, beim Datenmanagement im Krankenhaus warten viele Hürden, die die meisten Kliniken nicht mal eben im Vorbeigehen nehmen können. Die Stolpersteine, um ihre Daten wirklich zum Motor für eine optimierte Beschaffung zu nutzen, können Krankenhäuser nur mit einem starken Partner aus dem Weg räumen.

Wir bei GHX haben mit unserem GHX Masterkatalog eine verlässliche Quelle für saubere und angereicherte Produktdaten geschaffen, die die Basis für unsere intelligente Lösung für das Data Sourcing und die Verwaltung von Produktdaten bildet, um Kliniken und anderen Gesundheitsorganisationen die Suche und Pflege der Stammdaten und Produktinformationen so einfach wie möglich zu machen.

Auf die neuen Anforderungen an Gesundheitsorganisationen, die mit der Medical Device Regulation einhergehen, haben wir ebenfalls reagiert, indem wir das GHX Katalogformat weiterentwickelt haben. Die Anpassungen des Templates, das in der Branche als führender Standard gilt, umfassen nicht nur neue Attribute wie EUDAMED-Informationen, sondern berücksichtigen in Zukunft auch die Regelwerke und Standards nach COVIN.

Die Folge: Indem Lieferanten und Hersteller ihre Stammdaten und Produktinformationen über das neue GHX Katalogformat V5.2 bereitstellen, wird die Datenqualität im Gesundheitswesen verbessert und damit die Grundlage für effizientere Supply-Chain-Prozesse gelegt. Die Akteure senken so nicht nur ihre Kosten. Durch die Bereitstellung sauberer und vollständiger Daten tragen sie auch dazu bei, eine kostengünstige und gleichzeitig hochwertige Gesundheitsversorgung zu erreichen.

Adrian Bedö

Senior Product Manager Content Solutions

Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Produktmanagement-Experte mit mehr als 12 Jahren Erfahrung in der B2B-Software-Branche. Mit seinem Fachwissen, das er aus seiner langjährigen Vergangenheit im Management von End-to-End-Produktlebenszyklen für Software as a Service (SaaS)-Lösungen zieht, konzentriert sich Adrian Bedö auf die Entwicklung und Bereitstellung hochwertiger Technologien für das Content Management und die Stammdatenpflege im Gesundheitswesen.