Suchen, finden und vergleichen leicht gemacht: Wie ein effizientes Data Sourcing im Krankenhaus aussehen sollte

• Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions

Effiziente Beschaffungsprozesse beginnen nicht erst mit der Bedarfsanforderung, sondern schon mit der Artikelsuche. Das Problem an der Geschichte ist, dass das Data Sourcing im Krankenhaus bisher alles andere als intuitiv ist. Das wirft Fragen auf: Wie sollte also eine Lösung aufgesetzt sein, damit Einkäufer und klinische Fachkräfte benötigte Produkte einfach finden? Welche Informationen müssen bereitgestellt werden, um Produkte schnell zu vergleichen? Und inwieweit profitiert die Gesundheitsorganisation von den richtigen Features für die Artikelsuche?

Datenqualität und Funktionalität gehen beim Data Sourcing Hand in Hand

Wer vor zwei Wochen meinen Beitrag über die Herausforderungen bei der Artikelsuche im Gesundheitswesen gelesen hat, kennt meine Sicht der Dinge: Meiner Meinung nach brauchen Gesundheitsorganisationen einen Zugang zu einer Single Source of Truth für hochwertige Artikeldaten. Anstatt mehrere Quellen zu durchsuchen, sollten Kliniken, Pflegeheime oder Service-Dienstleister auf einen zentralen, digitalen Datenpool setzen, um medizinische Produkte oder Verbrauchsgüter schnell und einfach zu finden.

Allerdings nützt auch ein zentraler Datenpool mit einer außerordentlich hohen Datenqualität nichts, wenn die praktische Nutzung zu kompliziert ist. Datenqualität schlägt Funktionalität – das gilt vielleicht in anderen Branchen, nicht aber im Gesundheitswesen. Die Zeit von Einkäufern und vor allem klinischen Fachkräften ist ohnehin schon knapp bemessen; da sollten die Akteure nicht noch unnötig viel Zeit mit dem Data Sourcing verplempern, weil die User Experience zu komplex ist oder die wichtigsten Artikelinformationen nicht angezeigt werden.

Data Sourcing im Krankenhaus à la Amazon: 6 Features für eine optimale Artikelsuche

Führen wir uns vor Augen, wie wir privat nach Produkten suchen, wird schnell klar, was ich meine: Bei Amazon & Co. machen intelligente Suchfunktionen, nützliche Filter und die übersichtliche Darstellung wichtiger Kennzahlen inklusive Preisinformationen die Suche schnell und einfach. Wir sind es gewohnt, dass wir mit ein paar Klicks eine Vielzahl an Produkten angezeigt bekommen, die wir direkt miteinander vergleichen können.

Was zuhause ganz einfach funktioniert, kann natürlich auch im klinischen Alltag klappen – sofern Gesundheitsorganisationen auf die richtige Lösung setzen. Wie oben bereits skizziert, sollte diese Lösung einerseits das Durchsuchen mehrerer Quellen überflüssig machen, indem im Optimalfall alle Lieferantenkataloge abgebildet werden, andererseits sollte die User Experience einfach und intuitiv gestaltet sein.

Sie fragen sich, wie das in der Praxis aussehen kann?

Die folgenden Features und Funktionen machen das Data Sourcing im Gesundheitswesen so effizient wie die Suche nach Produkten bei Shopping-Plattformen wie Amazon.

1. Freitext-Suche

Die Anwender sollten über ein Freitextfeld die Möglichkeit haben, die Suche zu starten. Dabei können sie nach Basis-Stammdaten wie Artikelnummern oder Lieferantennamen, aber auch nach Stichworten suchen, um Produkte angezeigt zu bekommen. Im besten Fall liefert die Lösung basierend auf dem ersten Schlagwort weitere Suchbegriffe, die den Einkäufern oder Stationsmitarbeitern bei der Suche helfen.

2. Filterfunktionen

Wenn die Suche wie oben beschrieben abläuft, kommen die Anwender zwar zum Ziel, allerdings müssen sie dafür (zu) viel Zeit aufwenden. Die einfache Lösung für dieses Problem ist die Nutzung von Filtern. Wie wir es vom Online-Shopping bei Amazon & Co. kennen, sollte auch das Klinikpersonal die Suche nach den wichtigsten Kriterien eingrenzen können. Dazu gehört zum Beispiel das Filtern nach Lieferant, nach Hersteller oder nach den im Gesundheitswesen üblichen Produktinformationen wie etwa Warengruppe oder Klassifizierungen.

3. Darstellung von Produktdetails

Die gerade angesprochenen Produktinformationen sollten nicht nur bei den Filtern berücksichtigt werden, sondern auch übersichtlich dargestellt werden. Unterrubriken für Preise, Klassifizierungen aber auch für logistische Informationen wie Mengeneinheiten oder Barcode-Informationen (GTINs) helfen den Anwendern, die wichtigsten Produktinformationen schnell zu finden und diese Informationen mit den Produktinformationen anderer Produkte zu vergleichen.

4. Darstellung von Produktinformationen und medizinischen Attributen

Ebenfalls nützlich ist eine gesonderte Betrachtung von Produktinformationen, die Lieferanten- und Herstellerinformationen enthalten. Neben der Risikoklasse oder dem Verfallsdatum ist vor allem die Standardlieferzeit eine zentrale Information, die den Ausschlag geben kann, ob sich ein Einkäufer und die klinische Fachkraft für oder gegen den Kauf eines Produkts entscheidet. Auch medizinische Attribute wie etwa die Information, ob ein Produkt ein wiederverwendbar oder implantierbar ist, sind für Krankenhäuser schon bei der Artikelsuche von entscheidender Bedeutung.

5. Merklisten

In Krankenhäusern und anderen Gesundheitsorganisationen ist es üblich, dass bestimmte Produkte regelmäßig bestellt werden. Dementsprechend ist es sinnvoll, dass diese Produkte nicht jedes Mal aufs Neue gesucht werden müssen. Um Zeit und Nerven zu sparen, sollten die Anwender die Möglichkeit haben, oft gebrauchte Produkte in Merklisten zu speichern, die sie mit Kollegen oder Abteilungen teilen können.

6. Zugriffsverwaltung

Die Verteilung von Zugriffsrechten für die Anwender kann das Data Sourcing im Krankenhaus ebenfalls erleichtern. Einerseits behalten die Verantwortlichen die Kontrolle, wer befähigt ist, welche Produkte zu suchen und ggf. in eine Lösung für den Einkauf zu übertragen, anderseits spart die Zugriffsverwaltung den Anwendern wertvolle Zeit. Der Grund: Wenn der Einkauf das Sortiment für die Bedürfnisse des klinischen Fachpersonals vorab kuratiert, bekommen entsprechende Bedarfsträger auch nur die für sie relevanten Produkte angezeigt und können diese schneller finden.

Ein optimiertes Data Sourcing für eine verbesserte Patientenversorgung

Sie merken, die User Experience ist ein entscheidender Faktor für ein einfaches und intuitives Data Sourcing, vor allem im Gesundheitswesen. Mit den außergewöhnlich hohen Anforderungen an die Datentiefe ist es nicht nur wichtig, dass über entsprechende Features nach den oben genannten Produktinformationen gefiltert werden kann, die Produktdetails und Produktinformationen sowie medizinische Attribute müssen auch schnell einsehbar und vergleichbar sein.

Es steht außer Frage, dass eine benutzerfreundliche Oberfläche, die an moderne Shopping-Plattformen wie Amazon angelehnt ist, eine intuitive Navigation und praktische Suchfunktionen das Data Sourcing von Stammdaten und Produktinformationen einfacher macht – und davon profitieren nicht nur die Anwender. Die Stationsmitarbeiter, die wegen manueller Prozesse zuvor stundenlang mit der Artikelsuche beschäftigt waren, werden spürbar entlastet und können sich endlich wieder auf ihre Kernaufgabe konzentrieren: der Versorgung der Patienten.

Adrian Bedö

Senior Product Manager Content Solutions

Adrian Bedö, Senior Product Manager Content Solutions bei GHX Europe, ist ein ausgewiesener Produktmanagement-Experte mit mehr als 12 Jahren Erfahrung in der B2B-Software-Branche. Mit seinem Fachwissen, das er aus seiner langjährigen Vergangenheit im Management von End-to-End-Produktlebenszyklen für Software as a Service (SaaS)-Lösungen zieht, konzentriert sich Adrian Bedö auf die Entwicklung und Bereitstellung hochwertiger Technologien für das Content Management und die Stammdatenpflege im Gesundheitswesen.