AP-Automation im Gesundheitswesen: Grundlagen und Vorteile der automatisierten Kreditorenbuchhaltung
-
Joanna Chelimala, Senior Product Manager e-Invoicing
Die Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen ist immer noch manuell geprägt – mit weitreichenden Folgen: Rückfragen zu eingehenden Rechnungen, verzögerte Freigaben und verspätete Zahlungsabwicklungen gehören oftmals zum Tagesgeschäft, unter dem die betriebliche Effizienz leidet. Wie kann AP-Automation helfen, die Probleme aus der Welt zu schaffen? Warum kommen Unternehmen an einer entsprechenden Lösung nicht mehr vorbei? Und wie gehen sie am besten dabei vor, einen Dienstleister zu finden, der ihre Probleme nicht nur zu versteht, sondern mit der richtigen Software auch löst?
- Warum die Kreditorenbuchhaltung transformiert werden muss
- AP-Automation für eine Rationalisierung und Optimierung des Rechnungseingangs
- Definition: Was ist überhaupt AP-Automation?
- AP-Automation als Reaktion auf regulatorische Anforderungen
- Kostenschraube Rechnungseingang – so viel Einsparpotenzial bietet die Kreditorenbuchhaltung
- Vorteile der AP-Automation: Verbesserte Transparenz, optimierter Cashflow
- Ihr Weg zur Transformation der Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen
Warum die Kreditorenbuchhaltung transformiert werden muss
Arbeitsintensiv, papierbasiert, fehleranfällig – mit diesen drei Worten würden wohl noch immer viele Unternehmen ihre Prozesse für die Rechnungsverarbeitung beschreiben. Während in anderen Bereichen schon digitale Lösungen zum Einsatz kommen, ist der Grad der Prozessautomatisierung in der Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen auf einem erschreckend niedrigen Niveau, unter dem nicht nur die Abläufe, sondern auch die betriebliche Effizienz leidet.
Das Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) hat in einer Studie ermittelt, dass 56% der globalen Teams in der Kreditorenbuchhaltung allein mehr als 10 Stunden pro Woche für die manuelle Rechnungsverarbeitung aufwenden müssen, indem sie Daten aus papierbasierten und PDF Rechnungen in elektronische Systeme übertragen. Weil dies per Hand geschieht, schleichen sich immer wieder Fehler ein, die sich wie ein Rattenschwanz durch die weiteren Tätigkeiten ziehen. Rückfragen zu eingehenden Rechnungen, verzögerte Freigaben, verspätete Zahlungsabwicklung und damit verpasste Frühzahler-Rabatte (Stichwort Skontovereinbarungen) – die Folgewirkungen der manuellen Dateneingabe kommen Unternehmen teuer zu stehen.
AP-Automation für eine Rationalisierung und Optimierung des Rechnungseingangs
Die gute Nachricht ist, dass es einfachen Hebel gibt, um die Probleme aus der Welt zu schaffen: AP-Automation. AP steht in diesem Fall für "Accounts Payable", also die Kreditorenbuchhaltung, die durch eine Transformation zuvor manuell geprägter Prozesse merklich entlastet wird. Der Erhalt, die Prüfung sowie die Genehmigung eingehender Rechnungen erfolgen durch den Einsatz digitaler Technologien automatisiert, mit der Folge, dass sich die Teams der Kreditorenbuchhaltung auf strategische Aufgaben konzentrieren können und die betriebliche Effizienz des Unternehmens gesteigert wird.
| Was ist AP-Automation? |
|
AP-Automation bezeichnet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP), deren Aufgaben und Prozesse durch die Einführung digitaler Technologien rationalisiert und optimiert werden. Die Verbesserung der Abläufe zur Verarbeitung eingehender Rechnungen – vom Empfang über die Prüfung und der Genehmigung bis hin zur Bezahlung von Rechnungen – entlastet nicht nur die Kreditorenbuchhaltung, sondern fördert auch die betriebliche Effizienz eines Unternehmens. Ziel der AP-Automation ist die Rate an Dunkelbuchungen zu erhöhen, also die Anzahl an eingehenden Rechnungen, die ohne manuelles Eingreifen vollautomatisiert im Hintergrund verarbeitet und verbucht werden können. |
AP-Automation unterstützt Unternehmen und Organisationen grundsätzlich dabei, die verschiedenen Aufgaben und Prozesse, die mit der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung verbunden sind, zu rationalisieren und zu optimieren. Netter Nebeneffekt: Die Zahlungsabwicklung erfolgt wesentlich schneller, sodass Rechnungen zeitnah beglichen und Unternehmen ihre Skontovereinbarungen einhalten können.
AP-Automation als Reaktion auf regulatorische Anforderungen
Neben den oben skizzierten Vorteilen, auf die ich gleich noch näher eingehen werde, gibt es einen weiteren Grund, die Kreditorenbuchhaltung zu transformieren und auf eine digitale Lösung für die AP-Automation zu setzen: Unternehmen und Organisationen aus der Privatwirtschaft (B2B) sind in Deutschland seit Beginn des Jahres 2025 gesetzlich dazu verpflichtet, die Rechnungen ihrer Lieferanten elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Sollten Sie die Anforderungen nicht erfüllen, begehen sie juristisch gesehen einen Gesetzesverstoß und müssen mit Sanktionen rechnen, die von Geldstrafen bis zum Verlust steuerlicher Vorteile reichen.
| Fristen für die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland |
|
Der deutsche Gesetzgeber, der die elektronische Rechnung schrittweise einführt, gewährt sowohl Rechnungsstellern als auch Rechnungsempfängern Fristen (siehe Tabelle oben); auf kurz oder lang kommt in Deutschland aber kein Unternehmen mehr daran vorbei, Rechnungen elektronisch zu empfangen und auch zu verarbeiten – wohl dem, der dann schon eine Lösung für die AP-Automation im Einsatz hat.
Kostenschraube Rechnungseingang – so viel Einsparpotenzial bietet die Kreditorenbuchhaltung
Die Pflicht zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften wird sicherlich ein Katalysator für die Einführung von elektronischen Rechnungen und digitalen Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung sein. Mit Blick auf die finanziellen Vorteile, die mit einer AP-Automation einhergehen, sollte jedes Unternehmen aber auch unabhängig vom regulatorischen Druck ein gesundes Interesse daran haben, seine manuellen Abläufe für die Rechnungsverarbeitung durch automatisierte Prozesse zu ersetzen – die anfänglichen Investitionskosten werden sich nämlich schnell auszahlen.
Zahlreiche Studie wie der aktuelle Billentis Report verweisen auf das enorme Einsparpotenzial, das eine Transformation der Kreditorenbuchhaltung bietet. Während die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung auf 14 bis 20 Euro pro Rechnung geschätzt werden, liegen sie bei einer digitalen Bearbeitung auch laut unseren Analysen nur zwischen 2 und 7 Euro. Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Transaktionen können durch die Einführung einer Lösung für die AP-Automation also jährlich schnell sechsstellige Summen einsparen, sodass sich die mit der Einführung verbundenen Kosten innerhalb weniger Monaten amortisiert haben.
Verbesserte Transparenz, optimierter Cashflow
Lassen Sie uns aber nicht nur über Geld, sondern gerne auch über die weiteren Vorteile sprechen, die mit einer Transformation der Kreditorenbuchhaltung bietet – und davon gibt es eine Menge. Da wäre zum Beispiel die Zeitersparnis für die Teams in der Kreditorenbuchhaltung, die sich durch den Einsatz digitaler Technologien auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Mit einer AP-Automation, die auf Echtzeit-Daten zugreifen kann, freuen sich Ihre Mitarbeiter allerdings nicht nur über mehr Zeit, sondern auch über eine verbesserte Transparenz, die eine optimierte Entscheidungsfindung ermöglicht.
| Vorteile der AP-Automation im Überblick |
|
Darüber hinaus führt eine Automation der Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu schnelleren Zahlungszyklen und ermöglicht so die Einhaltung von Skontovereinbarungen. Die zeitnahen Zahlungen wirken sich wiederum positiv auf die Beziehungen zu Ihren Lieferanten aus, die Sie im Fall von Rückfragen schnell und einfach kontaktieren können, um auftretende Probleme aus der Welt zu schaffen.
Ihr Weg zur Transformation der Kreditorenbuchhaltung im Gesundheitswesen
So verlockend die Vorteile der AP-Automation klingen, so schwierig ist die Suche nach dem richtigen Anbieter für eine Lösung, die Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht. Das gilt vor allem im Gesundheitswesen, einer Branche, die wie kaum eine andere von Ausnahmen und Sonderfällen geprägt ist, die sowohl den Versand als auch den Empfang von elektronischen Rechnungen komplex macht.
Meine dringende Empfehlung ist daher, dass Sie sich einen Dienstleister entscheiden, der eine ausgewiesene Expertise im Gesundheitswesen mitbringt und auf dem Weg zur Transformation der Kreditorenbuchhaltung begleitet – von der Ermittlung der Anforderung über die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Hier ist ein 7-Punkte-Plan, der Ihnen helfen sollte, die richtigen Lösung für die AP-Automation zu finden:
1. Operative Anforderungen verstehen
Der Startschuss beginnt mit einer Analyse des Status Quo. Finden Sie heraus, wo Ihre Herausforderungen liegen und welche davon die größten Auswirkungen haben. Erst wenn die Schwachstellen und Optimierungspotenziale in einer Kreditorenbuchhaltung erkannt werden, kann die eigentliche Suche nach einer geeigneten Lösung für die AP-Automation beginnen.
2. Messbare Ziele definieren
Der nächste Schritt ist eine Übersetzung der Herausforderungen in Ziele, die Sie durch eine Prozessautomatisierung erreichen wollen. Verkürze Bearbeitungszeiten, Reduzierung von Fehlern, Verbesserung der Compliance – definieren Sie Ziele, die im Idealfall messbar sind. Fragen Sie proaktiv, wie ein Anbieter Ihnen helfen kann, Ihre gesteckten Ziele zu erreichen.
3. Technische Anforderungen verstehen
Die beste Lösung ist für die Katz‘, wenn sie sich nicht in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Es ist deshalb unabdingbar, dass Sie auch Ihre technischen Anforderungen kennen. Nur so ist sichergestellt, dass sich eine Software nahtlos in Ihre ERP- und Finanzsysteme integrieren lässt, um Datenkonsistenz zu gewährleisten und die Prozesse über die Kreditorenbuchhaltung hinaus zu rationalisieren.
4. Maximale Flexibilität bewahren
Die Anforderungen an elektronische Rechnungen können sich genauso ändern wie Ihre Marktabdeckung. Weil andere Länder andere Formate unterstützen, ist es zwingend notwendig, dass die Lösung für eine AP-Automation skalierbar ist. Sie sollte nicht nur flexibel hinsichtlich Ihrer individuellen Anforderungen sein, sondern auch neue nationale Vorschriften bzgl. der elektronischen Rechnung berücksichtigen können, im besten Fall in allen Ländern, in denen Sie operieren.
5. Sensible Rechnungsdaten schützen
Ein weiterer unabdingbarer Aspekt ist der Schutz der Rechnungs- und Finanzdaten, die sensible Informationen enthalten. Stellen Sie sicher, dass die Datenintegrität über eine robuste Verschlüsselung und sichere Übertragungskanäle jederzeit gewährleistet ist. Entsprechende Zertifizierungen, die Software-Anbieter als vertrauenswürdigen Dienstleister ausweisen, sind hilfreich, um die Anbieter hinsichtlich des Datenschutzes zu bewerten.
6. Spezifische Marktexpertise beleuchten
AP-Lösungen gibt es viele, aber nicht alle unterstützen auch die Anforderungen in Branchen, in der die Rechnungsverarbeitung durch regulatorische Vorschriften hochgradig komplex ist. Besonders Akteure im Gesundheitswesen, für die sogenannte "Bill Only"- und "Bill and Replenish"-Rechnungen zum Tagesgeschäft gehören, sind gut beraten, einen Dienstleister zu wählen, der nicht nur eine entsprechende Marktexpertise mitbringt und die Herausforderungen versteht, sondern auch weiß, welche Folgen damit für Ihre Lieferkette, Ihren Cashflow und den Warenbestand verbunden sein können.
7. Intuitive User Experience bereitstellen
Benutzerfreundlichkeit ist der Schlüssel zur Nutzung einer Software-Lösung. Je einfacher diese zu bedienen ist, desto größer ist auch die Akzeptanz Ihrer Belegschaft, die durch umfassende Schulungen und Trainings frühzeitig mit ins Boot geholt werden sollten. Behalten Sie im Hinterkopf, dass eine Transformation der Kreditorenbuchhaltung den Anwendern das Leben am Ende einfacher machen sollte – eine intuitive User Experience innerhalb der Lösung ist dafür die Grundvoraussetzung.
Joanna Chelimala
Senior Product Manager e-Invoicing
Joanna Chelimala, Senior Product Manager e-Invoicing bei GHX Europe, ist eine ausgewiesene Expertin für das Thema Interoperabilität und die rechtskonforme E-Rechnung. Mit ihrem umfassenden Wissensschatz und ihrem fundierten Verständnis der Anforderungen im Gesundheitswesen verfolgt sie das Ziel, erstklassige Produkte und funktionale Erweiterungen zu entwickeln, die den Akteuren im Gesundheitswesen helfen, ihre Ziele zu erreichen.