Datenanreicherung im Gesundheitswesen: Warum Krankenhäuser ihre Daten anreichern sollten

• Ignacio Garcia, Manager, Content EU

Saubere Daten sind im Gesundheitswesen die Grundlage für fehlerfreie Bestellungen, trotzdem ist es mit einer Datenbereinigung noch lange nicht getan. Um die Lieferkette auf feste Grundsäulen zu stellen, kommen Krankenhäuser nicht daran vorbei, ihre Daten auch anzureichern. Stammdaten werden um Barcode-Informationen ergänzt, nach Warengruppen geclustert oder um Klassifizierungen erweitert – die Liste der Anwendungsfälle im Bereich der Datenanreicherung ist lang.

Datenqualität im Fokus: Stammdaten sollten nicht nur sauber, sondern auch vollständig sein

Big Data ist ein Buzzword, das längst in allen Branchen angekommen ist. Natürlich sind Daten auch im Gesundheitswesen ein zentraler Hebel, um Prozesse zu optimieren und den Kostendruck zu senken. Das Bewusstsein für den Stellenwert von Daten und ihrer Nutzung ist zweifelsfrei da, in der Praxis kümmern sich Kliniken aber zu wenig um ihre Stammdaten. Laut einer Studie der Sana Einkauf & Logistik GmbH, die im vergangenen Jahr den Reifegrad der Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen unter die Lupe genommen hat, beklagen fast 50% der befragten Industriepartner eine unzureichende Datenqualität – ein Fakt, der für Krankenhäuser, Lieferanten und auch Patienten weitreichende Folgen haben kann. 

Wer meinen vorherigen Blog-Artikel zum Thema Datenbereinigung gelesen hat, weiß, wie wichtig dabei die Datenqualität ist, schließlich sichern sich sowohl Gesundheitsorganisationen als auch Lieferanten zahlreiche Vorteile und verbessern langfristig die Patientenversorgung. Wer allerdings meint, dass „nur“ saubere Daten ausreichen, um die Lieferkette zu optimieren, der irrt. Denn mit Blick auf die mehr als 80 Produktattribute, die bei medizinischen Artikeln angegeben werden können, sollen die Daten nicht nur sauber, sondern auch vollständig sein. Sind sie es nicht, kommt auf Krankenhäuser eine Aufgabe zu, die sie in den meisten Fällen kaum allein stemmen können: die Datenanreicherung.

Was bedeutet Datenanreicherung im Gesundheitswesen?

Während bei der Datenbereinigung ungenaue und irrelevante Daten identifiziert und korrigiert werden, ergänzen Kliniken bei der Datenanreicherung ihre Stammdaten um wichtige Attribute, die über Basisinformationen wie Artikelnummer, Hersteller- und Lieferantenname oder Mengenangaben hinausgehen. Ich spreche gerne von einer Veredelung der Daten. Bedeutet: Bei der Datenbereinigung formen Sie Ihre Daten zu Diamanten, denen Sie bei der Datenanreicherung den letzten Schliff geben.

Das Ergebnis ist ein Datenschatz, von dem sowohl Gesundheitsorganisationen als auch Lieferanten profitieren. Eine hohe Datenqualität spart beiden Seiten unnötige Kontrollen oder eine zeitintensive Fehlersuche, die Folgen für nachgelagerte Prozesse haben. Die Synchronisierung der Stammdaten, die durch die Bereinigung und Anreicherung der Daten stattfindet, ist sogar eine Win-Win-Win-Situation. Eine Optimierung der Prozesse und nachgelagerten Lieferkette wirkt sich nämlich auch auf die Patientenversorgung aus. Sind die Stammdaten vollständig, kohärent und kompatibel, kommen die bestellten Produkte auch wirklich zur richtigen Zeit am richtigen Ort an – und vielleicht lebenswichtige Operationen können wie geplant stattfinden.

Datenanreicherung in der Praxis: Anwendungsfälle unter der Lupe

Gehen wir von der Theorie in die Praxis und werfen einen Blick auf drei Anwendungsfälle, die in den meisten Krankenhäusern vorkommen, die auf digitale Lösungen setzen und von den daraus resultierenden Vorteilen profitieren, sofern ihre Datenqualität umfassend genug ist und sie auf die notwendigen Attribute zugreifen können.

1. Anreicherung um Barcode-Informationen für Scanner-Bestellungen

Barcode scannen, Produkt in den Warenkorb legen, Bestellung abschicken – so einfach kann der Einkauf im Krankenhaus aussehen. Viele Kliniken in Europa setzen bereits auf Scanner-Lösungen, um die Prozesse in ihrem Beschaffungsprozess zu optimieren. Dabei stehen sie allerdings vor der Herausforderung, dass nicht alle Produkte mit Barcode-Informationen ausgewiesen sind. Die gute Nachricht: Daten wie etwa die Global Trade Item Number (GTIN) oder der Health Industry Bar Code (HIBC) lassen sich auch nachträglich in die Systeme einpflegen.

2. Anreicherung um GTIN-Informationen für eine bessere Rückverfolgbarkeit

Trotz der gestiegenen Qualität von medizinischen Produkten kommt es vor, dass Produkte zurückgerufen werden – und das ist bei schlechter Datenqualität ein aufwändiger, weil in diesem Fall manuell geprägter Prozess. Muss ein Produkt vom Markt genommen und möglicherweise sogar nachträglich entfernt werden, ist die Rückverfolgbarkeit anhand von digitalisierten Informationen deshalb Gold wert. Die entsprechenden Artikelinformationen lassen sich ebenfalls über GTIN-Angaben auslesen. Damit wissen Kliniken nicht nur, wie viele dieser Produkte sie verwenden, sondern im Falle einer Integration der GTIN-Informationen in die Patientenakten auch, wer mit welchen Produkten behandelt wurde.  

3. Anreicherung um GHX Warengruppen für ein verbessertes Controlling

Eine maximale Transparenz ist nicht nur für die Rückverfolgbarkeit von Produkten wünschenswert, auch die Finanzabteilungen von Krankenhäusern streben nach einer verbesserten Datenqualität, um mehr Einblicke über die Ausgaben zu erhalten. Was nach Raketenwissenschaft klingt, ist in der Praxis der Datenanreicherung ganz einfach: Durch die Anreicherung um die von uns etablierten GHX Warengruppen lassen sich Produkte clustern und zu Teilbereichen zusammenfassen. Damit können Mitarbeiter im Controlling aktuelle Informationen über die Ausgaben pro Warengruppe, aber auch pro Artikel einsehen. Fehlinvestitionen lassen sich so besser identifizieren – und unnötige Kosten ganz einfach senken.

4. Anreicherung um Klassifizierungen für optimierte Procure-to-Pay-Prozesse

Ein Schlüssel, um direkte und indirekte Kosten einzusparen, ist im Gesundheitswesen auch das Bestellwesen. Hierbei setzen viele Krankenhäuser auf Klassifizierungen, die dem klinischen Personal und Einkäufern helfen, die richtigen Produkte schnell zu finden. Laut der bereits oben erwähnten Studie von Sana setzen in Deutschland mehr als drei Viertel aller Krankenhäuser in ihren Systemen auf ECLASS als Klassifizierungsmerkmal (77%), aber auch andere Klassifizierungen wie das European Nomenclature on Medical Devices (EMDN) System oder etablierte GHX Standards für Klassifizierungen und Warengruppen sind in Deutschland und der Schweiz weit verbreitet – und werden bei Bestellungen dennoch oft nur stiefmütterlich beachtet.

Das Problem ist nicht unbedingt das Bewusstsein für die Wichtigkeit von Klassifizierungen, sondern der Fakt, dass es diese Informationen nicht in die Stammdaten der Warenwirtschafts- und Bestellsysteme der Kliniken schaffen. Sie ahnen es, auch Klassifizierungen lassen sich nachtragen, sodass die Daten bestmöglich angereichert sind, um fehlerfreie Bestellungen auf die Reise zu geben. Kliniken vermeiden so Rückfragen in den Abteilungen, sparen sich die Kommunikation mit Herstellern und Lieferanten, und automatisieren ganz nebenbei ihre Procure-to-Pay-Prozesse. Das Ergebnis: Geringere Kosten, mehr Zeit für das klinische Personal, den Einkauf und die Finanzabteilung sowie eine bessere Versorgung der Patienten.

Datenanreicherung im Gesundheitswesen – ein Thema für Experten

Bei all der Komplexität und den weitreichenden Anforderungen an die medizinischen Produkte ist die Datenanreicherung ein Thema, das Krankenhäuser nicht allein angehen können. Führen Sie sich einmal nur vor Augen, wie viel Zeit es kosten würde, alle Artikelinformationen und Attribute aus einem einzigen Lieferantenkatalog mit Ihrem ERP-System abzugleichen und die Produkte um die fehlenden Informationen anzureichern – eine Aufgabe, die Wochen oder gar Monate dauern würde.

Vor dem Hintergrund, dass Gesundheitsorganisationen ihre Produkte bei Dutzenden, manchmal sogar Hunderten oder Tausenden Lieferanten ordern, kommen Krankenhäuser deshalb nicht daran vorbei, das Thema in die Hände spezialisierter Dienstleister zu geben, die Zugriff auf die Daten aller Lieferanten haben, diese mit Ihren ERP-Daten abgleichen und sie ggf. anreichern kann.

Mit den GHX Exchange Services haben wir in den vergangenen 20 Jahren das größte Netzwerk im europäischen Gesundheitswesen geschaffen. Damit bringen wir nicht nur die Expertise mit, um Daten zu bereinigen, zu validieren und zu bereinigen, sondern können über unseren Datenpool auch auf die Daten von mehr als 350 der größten Lieferanten zugreifen. Intelligente Tools und das Know-how unserer Experten für die Themen Klassifizierungen, Data Cleansing und Data Enrichment helfen Krankenhäusern dabei, ihre Daten zu veredeln, so die Grundlage für digitalisierte und voll automatisierte Procure-to-Pay-Prozesse zu legen und damit am Ende auch die Patientenversorgung zu verbessern.

Ignacio Garcia

Manager, Content EU