Product Information Management geht auch einfach: Wie Hersteller und Lieferanten im Gesundheitswesen von PIM-Lösungen profitieren

• Adrian Bedö, Product Manager Content Solutions

Steigende Anforderungen von Kunden, strengere Auflagen vom Gesetzgeber – für Lieferanten im Gesundheitswesen wird es zunehmend schwieriger, ihre Produktinformationen aktuell, fehlerfrei und umfassend zu halten. Weil die Herausforderungen bei dezentraler Datenhaltung und der parallelen Nutzung mehrerer Systeme kaum zu bewältigen sind, kommen Unternehmen an einer Lösung für das Product Information Management kaum noch vorbei. Damit steigt nicht nur die Qualität der Produktdaten, Lieferanten arbeiten auch effizienter und sichern sich so einen Wettbewerbsvorteil.

Datenqualität im Gesundheitswesen auf erschreckend niedrigem Niveau

Für Unternehmen bilden qualitativ hochwertige, konsistente Produktdaten die Grundlage ihrer Kundenbeziehungen. Nur wer seine Produktinformationen aktuell, fehlerfrei und so umfassend hält, dass sie den Anforderungen der Geschäftspartner und der Gesetzgeber gerecht werden, wird langfristig wettbewerbsfähig sein. Das gilt vor allem im Gesundheitswesen, einer Branche, in der die Datenqualität nicht nur einen Einfluss auf Margen oder die Neukundengewinnung, sondern auch auf die Patientenversorgung hat.

Umso überraschender und gleichsam erschreckend ist die Tatsache, dass die Datenqualität in genau dieser Branche auf einem niedrigen Niveau ist. In einer Umfrage der Sana Einkauf und Logistik GmbH gab fast jeder Zweite der befragten Hersteller und Lieferanten von medizinischen Produkten an, dass die Datenqualität in den eigenen Systemen unzureichend ist.

Die Gründe dafür reichen von manuellen Prozessen und Medienbrüchen (31,5%) bis hin zu unflexiblen und technisch veralteten Systemen (11,5%). Die größte Herausforderung bei der Bereitstellung qualitativ hochwertiger Produktdaten sehen die Unternehmen allerdings im Fehlen einer Single Source of Truth. Fast zwei Drittel (62,3%) vermissen eine zentrale Lösung für die Verwaltung ihrer Katalogdaten – und das aus gutem Grund.

Medical Device Regulation erhöht Druck auf Hersteller von medizinischen Produkten

Die Anforderungen an die Datenqualität und damit auch die Datentiefe sind im Laufe der letzten Jahre nämlich stetig gestiegen, besonders im Gesundheitswesen. Während in anderen Branchen nur Basisinformationen wie Produktname, Produktbild, Beschreibungstext und Listenpreis verlangt werden, fordern Krankenhäuser weitaus mehr Attribute. Ob Klassifizierungen, Risikoklassen oder Barcode-Informationen – Lieferanten im Gesundheitswesen müssen eine immense Anzahl an Produktinformationen bereitstellen und regelmäßig pflegen, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden.

Mit der Medical Device Regulation (MDR), die bereits im Mai 2017 in Kraft getreten ist, erhöht aber auch der Gesetzgeber den Druck auf Hersteller, ihre Produktinformationen umfassend zu halten und entsprechend zu dokumentieren. Besonders erwähnenswert ist die Einführung eines einheitlichen Systems für die Kennzeichnung von Medizinprodukten, die sogenannte Unique Device Identification (UDI). Dieses Konzept der eindeutigen Produktkennzeichnung, das eine Registrierung aller Produkte in der Europäischen Datenbank für Medizinprodukte (Eudamed) nach sich zieht und für Hersteller somit zu einer Herkulesaufgabe wird, erhöht nochmals die Anforderungen an die Produktinformationen, die sowohl öffentlichen Stellen als auch den Geschäftspartnern bereitgestellt werden müssen.

Unique Device Identification als Treiber für noch detailliertere Produktinformationen

Für Hersteller und Lieferanten von medizinischen Medizinprodukten bedeutet die Medical Device Regulation also vor allem eines: Arbeit. Im Zuge der Richtlinie müssen sie nämlich nicht nur alle Medizinprodukte mit UDI-Nummern kennzeichnen, sondern sie auch neu registrieren. Dafür gibt es auch hierzulande Benannte Stellen, die die Produkte nach erfolgreicher Prüfung mit sogenannten MDR-Zertifizierungen ausweisen – ein Gütesigel, das von Krankenhäusern immer mehr eingefordert wird.

Bevor ein Medizinprodukt damit geschmückt werden darf, müssen Hersteller und Lieferanten allerdings ihre Hausaufgaben machen, indem sie alle Produktinformationen erfassen und dokumentieren, die für die Unique Device Identification erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem:

• Name des Produkts
• Risikoklasse des Produkts
• Name des Herstellers
• Dokumentation über die Kontrolle der Herstellung
• wichtige Warnhinweise
• Menge pro Packung
• Klinische Größenangaben (Länge, Breite, Volumen, Durchmesser)

Dass Krankenhäuser weitere klinische Attribute wie Klassifizierungen (bspw. ECLASS) und logistische Informationen (bspw. GTINs) benötigen, um den digitalen Wandel anzugehen, macht das Datenmanagement für Lieferanten im Gesundheitswesen nicht einfacher. Die Bereitstellung und regelmäßige Verwaltung der Produktinformationen ist nichts anderes als eine Mammutaufgabe, die bei einer dezentraler Datenhaltung und der parallelen Nutzung mehrerer Systeme unlösbar erscheint.

PIM-Lösungen für mehr Effizienz beim Datenmanagement

Die gute Nachricht ist, dass es digitale Lösungen gibt, die hier Abhilfe schaffen. Schlüssel zum Erfolg ist eine digitale Lösung für das Product Information Management, oder kurz gesagt PIM. Dabei handelt es sich – wie der Name schon sagt – um ein digitales System für das Management von Produktinformationen. Dafür werden die Daten zunächst aus unterschiedlichen Quellen gezogen und vereinheitlicht, bevor sie an einem Ort zentral verwaltet und von dort weitergeleitet werden können.

Es ist kaum überraschend, dass die oben erwähnten Herausforderungen im Bereich des Datenmanagements durch eine zentrale Lösung für das Product Information Management abgefedert werden. Unternehmen erhöhen nicht nur ihre betriebliche Effizienz, sie reduzieren auch das Risiko, falsche oder unvollständige Produktinformationen bereitzustellen, tragen so zu einer besseren Datenqualität im Gesundheitswesen bei und werden ganz automatisch zum bevorzugten Lieferanten.

Effizientes Product Information Management als Wettbewerbsvorteil

Mit einer effizienten Lösung für das Product Information Management sichern sich Lieferanten letztendlich einen Wettbewerbsvorteil. Die Integration von Produktinformationen, auch bei einer Aktualisierung der Produktdaten oder der Einführung neuer Produkte, verläuft einfacher und vor allem schneller. Lieferanten mit PIM-Lösungen verschaffen sich im Kampf um die Informationshoheit einen wichtigen Vorsprung. Damit steigern sie einerseits ihre Reaktionsfähigkeit, andererseits aber auch die Datenqualität und damit verbundene Datentiefe – drei Faktoren, die elementar für starke Kundenbeziehungen sind, besonders in der Gesundheitsbranche.

Die komplexen Anforderungen von Krankenhäusern sowie die Richtlinien für die Qualitätssicherung von Medizinprodukten machen das Gesundheitswesen zu einer Branche, in der aktuelle, fehlerfreie und umfassende Produktinformationen unabdingbar sind. Die Lieferanten, die für die Bereitstellung und Verwaltung ihrer Daten auf PIM-Lösungen setzen, indem sie ihre Kataloge in einer Single Source of Truth erfassen und über ein Netzwerk teilen, profitieren mehrfach: Sie stärken ihre Kundenbeziehungen, haben es einfacher, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, und tragen dazu bei, die Patientenversorgung zu verbessern.

Adrian Bedö

Product Manager Content Solutions